視頻會議系統方案是一種讓身處異地的人們通過某種傳輸介質實現“實時、可視、交互”的多媒體通技術。它可以通過現有的各種電氣通傳輸媒體，將人物的靜態和動態圖像、語音、文字、圖片等多種信息分送到各個用戶的終端設備上，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，增加雙方對內容的理解能力，使人們猶如身臨其境參加在同一會場中的會議一樣。

視頻會議系統方案的優勢、節約會議的經費、時間據相關，各個企業或組織的工作人員每年參加會議的時間約占全部工作時間的以上；每年用于公務出差的費用高達億元，而每次開會或會面中約有的時間需花費在路途中。提高開會的效率由于召開視頻會議的費用大致與開會的時間成正比，可促使與會者節省時間，提高效率。

由于參加會議的人員就在本地，和會議有關的材料、文件、實物都在身邊，可以充分方便地交流。適應某些特殊情況對于某些交通狀況不好，特別是地處山區、邊疆的城市，視頻會議將帶來極大的方便。在一些緊急場合，如救災、防汛，戰地會議等，可以用視頻會議系統及時了解或發布緊急情況和決策，收效則難以用金錢來衡量。

增加參會人員視頻會議可支持多人多點參加形成會議。同時，視頻會議系統具有投影、VGA端口以及數據流功能可以隨時增加會議與會者甚至召開全體會議?？偛繘Q策可即時傳達到所有員工。